Seien Sie der Meister Ihres Posteingangs!

Tun Sie Ihrem Freund einen Gefallen und mailen Sie ihm diese Geschichte nicht. (Tweet stattdessen!) Der ständige Zugriff auf E-Mails erhöht nicht nur Ihren Stress, sondern auch Ihre Produktivität, so eine neue Studie der University of California-Irvine und der US-Armee.

Betrachten Sie diese Statistik: Der durchschnittliche Berufstätige verbringt rund 23 Prozent seines Arbeitstages mit E-Mails und betrachtet seinen Posteingang etwa 36 Mal pro Stunde, findet eine Studie der Universität Glasgow. Laut einer anderen Studie der Loughborough University dauert es durchschnittlich 64 Sekunden, um zu einer Aufgabe zurückzukehren, sobald Sie angehalten haben, um eine neue E-Mail zu lesen. (Entdecken Sie die 7 größten Ablenkungen im Büro - und wie Sie sie für immer beseitigen können.)

Angesichts dieser Ergebnisse stellte das gemeinsame UC-Irvine / Army-Forscherteam Arbeiter ein, um herauszufinden, wie all diese Inbox-Triage das Stressniveau und die Produktivität beeinflusst. Jeder Teilnehmer war an einen Herzmonitor angeschlossen und wurde aufgefordert, eine Reihe von Aufgaben mit und ohne E-Mail-Zugriff für einen Zeitraum von bis zu fünf Tagen auszuführen.

Die Ergebnisse waren aufschlussreich: Die Messungen der Herzfrequenzvariabilität, die auf Stress, Angstzustände und Depression hindeuten, waren signifikant höher, wenn die Teilnehmer Zugriff auf E-Mails erhielten. Auf der anderen Seite berichtete die Gruppe ohne E-Mail, dass sie sich entspannter fühlte und weniger Zeit für den Wechsel zwischen den Aufgaben und mehr Zeit für die Erledigung einzelner Jobs und Aufträge hatte. (Lernen Sie, wie Sie Ihren Arbeitstag um eine Stunde kürzen können!)

Was ist das Problem mit E-Mails? Das kann nicht nur ablenken, sondern beschleunigt auch das Tempo und das Volumen Ihrer Arbeit, so die Studie. Das ist großartig, wenn sich jede E-Mail auf wesentliche oder wichtige Details Ihrer Arbeit bezieht. . . Aber wir alle wissen, dass dies nicht der Fall ist. (Löschen Sie das Katzenvideo, das Ihnen Ihre Mutter gerade geschickt hat - wir warten ab.)

Gehen Sie wie folgt vor, um Inbox-induzierte Stress- und Produktivitätskiller in drei einfachen Schritten zu bekämpfen.

1. Filter: Die meisten E-Mail-Clients ermöglichen das Programmieren von Filtern, die einen Klingelton basierend auf dem Absender einer E-Mail, Betreffzeilenwörtern oder anderen Kriterien auslösen, sagt John Grohol, Psy.D., ein Autor und Gründer der Website für psychische Gesundheit Psych Central. Auf diese Weise können Sie auf die wichtige Aufgabe Ihres Chefs eingehen, anstatt die neuesten Sportereignisse Ihres Freundes zu lesen. (Lesen Sie 3 Möglichkeiten, wie ein Boss eine E-Mail zu senden.)

2. Chunk: Egal wie wichtig die E-Mail ist, sie kann mindestens eine Stunde warten. Wenn nicht, würde der Absender Sie anrufen oder zu Ihrem Schreibtisch gehen, sagt Grohol. Entlasten und konzentrieren Sie sich, indem Sie Ihre E-Mail-Prüfung auf vorgegebene Zeitabschnitte beschränken. Versuchen Sie, die letzten 10 Minuten jeder Stunde festzulegen, oder stellen Sie einen Alarm ein, der alle 90 Minuten ertönt, empfiehlt Grohol.

3. Erzwingen Sie die 3-Sekunden-Regel: Lassen Sie sich nicht länger als 3 Sekunden Zeit, um zu entscheiden, ob eine Nachricht Ihre sofortige Aufmerksamkeit verdient, rät Grohol. Es wird anfangs schwierig sein, aber wenn Sie erst einmal den Dreh raus haben, verbringen Sie viel weniger Zeit mit dem Lesen von nicht dringenden HR-Blasten und der Happy-Hour-Anfrage Ihrer Kollegen vom Freitagabend.

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